Cách lập kế hoạch hoạt động truyền thông

Đây là một mẹo dành cho bạn:

Có sẵn một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội có cấu trúc.

Bất kể quy mô đại lý của bạn là gì, sự chấp thuận là rất quan trọng. Với các quy trình phù hợp được thực hiện, bạn có thể đảm bảo rằng cơ quan của mình có thể hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt.

Một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội được cân nhắc kỹ lưỡng có thể đảm bảo rằng nhóm của bạn dễ dàng cộng tác và hoạt động hiệu quả.

Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm.

Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn những điều cơ bản. Cùng xem Cách lập kế hoạch hoạt động truyền thông dưới đây nhé!

Quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội: Những sai lầm phổ biến nào?

Hãy nói thẳng điều này – Bạn cần đầu tư thời gian vào việc vạch ra một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội rõ ràng. Nếu bạn đưa ra một kế hoạch kém chất lượng, có thể bạn sẽ lãng phí nguồn lực và thời gian của mình.

Vậy bạn nên làm gì?

Bạn nên xem xét các chiến lược của đối thủ cạnh tranh và xem những gì phù hợp với họ. Quan trọng hơn, hãy cố gắng học hỏi từ những sai lầm của họ.

Bạn muốn đưa ra một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội tuyệt vời?

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh:

• Không có kế hoạch hành động
• Không xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng
• Không đặt mục tiêu cho nhóm của bạn
• Không tuân theo lịch trình nội dung trên mạng xã hội
• Không đưa ra phản hồi mang tính xây dựng
• Bị mắc kẹt trong các vòng lặp email qua lại
• Không xem xét nội dung mạng xã hội trước khi xuất bản

Mẹo chuyên nghiệp: Đừng vội vàng. Hãy dành thời gian của bạn để tìm hiểu cách bạn có thể tối ưu hóa tài nguyên của mình.

5 Mẹo giúp bạn lập kế hoạch quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội hiệu quả cho đại lý của bạn

Bây giờ, bạn biết những gì đại lý tiếp thị truyền thông xã hội của bạn không nên làm. Hãy chuyển sang bước tiếp theo và xem bạn nên làm gì.

Xem thêm: Cách chụp ảnh màn hình trên Snapchat mà người khác không biết

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn lập kế hoạch cho quy trình phê duyệt mạng xã hội suôn sẻ:

1. Tạo tài liệu hướng dẫn

Tạo tài liệu hướng dẫn là bước đầu tiên để phát triển quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội hiệu quả. Toàn bộ nhóm truyền thông xã hội của bạn phải dễ dàng truy cập tài liệu này. Nó sẽ liệt kê tất cả các yêu cầu về nội dung mạng xã hội, quy trình gửi và hơn thế nữa.

Tất nhiên, bạn có thể phải điều chỉnh các nguyên tắc khi cần thiết. Luôn cập nhật tài liệu hướng dẫn của bạn có thể đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều ở trên cùng một trang.

Ngoài ra, nó có thể giải đáp mọi thắc mắc mà nhóm của bạn có thể có khi làm việc trong một dự án. Ngoài ra, nó có thể là một tài sản để đơn giản hóa quá trình giới thiệu của bạn.

Bạn không chắc chắn nên đưa những gì vào tài liệu hướng dẫn của mình?

Dưới đây là một số điều bạn nên xem xét:

• Độ dài của bài viết
• Cấu trúc báo cáo
• Thời hạn
• Thời gian đáp ứng
• Giọng điệu nội dung
• Yêu cầu về đồ họa
• Hướng dẫn thương hiệu

2. Tận dụng các công cụ quản lý truyền thông xã hội

Lập kế hoạch hiệu quả và rõ ràng là cốt lõi của việc phát triển một quy trình phê duyệt truyền thông xã hội suôn sẻ. Bạn cần có lịch biên tập để quản lý hiệu quả các chiến dịch của khách hàng.

Chắc chắn, có rất nhiều điều mà cơ quan tiếp thị truyền thông xã hội của bạn cần phải hoàn thành.

Lập kế hoạch lịch trình nội dung, phân công nhiệm vụ, tạo nội dung trên mạng xã hội, gửi nội dung đó để phê duyệt và hơn thế nữa – tất cả đều có thể khiến bạn choáng ngợp.

Rất may, có rất nhiều công cụ quản lý mạng xã hội mà bạn có thể tận dụng để cộng tác và xuất bản. Một số công cụ này cũng có các tùy chọn để giúp bạn quản lý khách hàng của mình một cách dễ dàng.

Ví dụ, Kontentino, một công cụ truyền thông xã hội được điều chỉnh để giúp các đại lý tiếp thị hợp lý hóa quy trình làm việc trên mạng xã hội của họ. Công cụ này cho phép bạn chỉ định nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, gửi chúng để phê duyệt nội bộ hoặc khách hàng và theo dõi mọi thay đổi một cách dễ dàng.

Không cần phải có liên lạc Slack / WhatsApp bất tận với nhóm của bạn và bị lạc trong các vòng lặp email nữa.

Với Kontentino, bạn có mọi thứ ở một nơi. Hơn nữa, họ cũng có được tính năng xem trước trực tiếp trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Điều này giúp bạn và khách hàng / người quản lý của bạn dễ dàng hình dung tất cả các bài đăng, quảng cáo Facebook và nội dung IGTV một cách dễ dàng.

Ngoài ra, nó cho phép bạn phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội thông qua điện thoại di động của mình. Khách hàng cũng có thể nhận thông tin cập nhật qua email và điện thoại di động. Họ không chỉ có thể phê duyệt bài đăng của bạn mà còn có thể thêm nhận xét hoặc gửi lại tệp của bạn để làm lại một cách dễ dàng.

Xem thêm: Cách thêm tiêu đề trò chơi điện tử vào mô tả trên YouTube của bạn

Bạn cũng có thể nhận được thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất chiến lược truyền thông xã hội của mình, dựa trên các điểm chuẩn và chỉ số bạn chọn. Kontentino giúp bạn dễ dàng tạo các báo cáo có thể tùy chỉnh chỉ với một vài cú nhấp chuột.

3. Đặt kỳ vọng rõ ràng

Các nhiệm vụ mà bạn giao cho nhóm truyền thông xã hội của mình phải đặt đúng kỳ vọng. Họ nên liệt kê rõ ràng những gì được mong đợi từ mỗi thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ nguyên tắc thương hiệu đặc biệt nào, bạn cũng cần phải đề cập đến chúng để rõ ràng.

Đó là tất cả về giao tiếp và cộng tác trong nhóm của bạn.

Nhưng bạn quản lý khách hàng của mình như thế nào?

Điều này cũng đúng đối với giao tiếp với khách hàng. Trước khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án, điều quan trọng là cả hai bên phải ở trên cùng một trang. Để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc tranh chấp nào sau này, bạn nên liệt kê các sản phẩm có thể phân phối cùng với khung thời gian cho nội dung mạng xã hội của bạn.

Cần trợ giúp để phác thảo các sản phẩm phân phối?

Hướng đến một quy trình cộng tác chi tiết và phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội có câu trả lời cho các câu hỏi sau:

• Phạm vi cộng tác của bạn là gì?
• Hạn chót là khi nào?
• Nội dung mạng xã hội nên được phân phối ở những định dạng nào?
• Sau khi gửi, thời gian phản hồi cho khách hàng là bao nhiêu?
• Yêu cầu của khách hàng có thể thay đổi bao nhiêu lần?
• Khách hàng thích giao tiếp trên kênh nào?
• Quá trình thanh toán sẽ hoạt động như thế nào?

Đây không phải là một danh sách đầy đủ nhưng nó có thể cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì cần thảo luận với khách hàng của bạn.

Điều quan trọng là phải thảo luận trước mọi chi tiết. Bằng cách này, cả hai bên đều biết điều gì sẽ xảy ra.

4. Trách nhiệm Ủy quyền Tốt

Cho dù đó là giao tiếp với khách hàng hay thiết kế đồ họa, mọi bộ phận trong cơ quan của bạn nên có một người đứng đầu được chỉ định. Ngoài ra, mọi người trong nhóm của bạn nên biết rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào.

Một số chỉ định phổ biến nhất trong đại lý tiếp thị truyền thông xã hội bao gồm người quản lý nội dung trên mạng xã hội, người viết quảng cáo, nhà thiết kế đồ họa, giám đốc nghệ thuật và người quản lý khách hàng.

Tất cả chúng đều có những trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, họ cần phối hợp làm việc để có thể thực hiện một dự án thành công. Cùng với việc hiểu rõ trách nhiệm của bản thân, các thành viên trong nhóm cũng cần biết họ có thể liên hệ với ai để có được một công việc cụ thể.

5. Lập kế hoạch trước cho nội dung của bạn

Bất kỳ ai điều hành một đại lý hoặc đã từng làm việc tại một đại lý đều biết rằng hoạt động lại là một phần tất yếu của quá trình cộng tác và phê duyệt. Tuy nhiên, những chỉnh sửa vào phút cuối có thể tạo ra sự hỗn loạn cho kế hoạch tiếp thị trên mạng xã hội của bạn.

Trong khi tạo lịch trình nội dung trên mạng xã hội, hãy đảm bảo bạn dành đủ thời gian để chỉnh sửa, xem xét và thực hiện các thay đổi. Bạn cũng cần phải xem kỹ nội dung mạng xã hội trước khi gửi cho khách hàng của mình. Sau cùng, bạn muốn đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với công việc của bạn, phải không?

Lập kế hoạch cho quy trình phê duyệt của bạn theo cách mà bạn có khoảng cách giữa khi bạn tạo nội dung và cuối cùng bạn gửi nó.

Nếu một hình ảnh yêu cầu thay đổi, điều quan trọng là phải giải thích lý do tại sao lần gửi trước đó không như mong đợi. Khuyến khích một hệ thống phản hồi cởi mở giúp nhóm của bạn hiểu các lĩnh vực cần cải thiện. Phản hồi hiệu quả là một trong những cách tốt nhất để tạo ra một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội hiệu quả.

Sẵn sàng để Bắt đầu?

Cho dù bạn có một cơ quan nhỏ hay một cơ quan lớn, bạn cần phải có một quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội rõ ràng. Đó là điều kiện tiên quyết để hợp tác nhóm hiệu quả.

Cơ chế dựa trên phê duyệt không chỉ giúp đặt ra các kỳ vọng một cách rõ ràng mà còn có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc tổng thể. Phần tốt nhất là bạn có thể tận dụng các công cụ truyền thông xã hội để tăng hiệu quả của mình.

Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc thiết lập quy trình phê duyệt phương tiện truyền thông xã hội hiệu quả không? Hãy chia sẻ chúng trong phần bình luận của Trung An Corp bên dưới nhé!